O sodiščuPravna podlagaPravilnikVIII. ARHIVIRANJE SPISOV

VIII. ARHIVIRANJE SPISOV


108. člen
(arhiviranje spisa)
 
(1) Spis se vloži v arhiv, ko je v zadevi izdan končni sklep ali odločba in ko so izvršena vsa opravila (npr. izločeni priloženi spisi, vročena sodna pisanja).
 
(2) Ko vodja glavne pisarne ugotovi, da so izpolnjeni pogoji po prvem odstavku tega člena, odtisne na ovitku spisa štampiljko "vložiti v arhiv in hraniti do ...", zaznamek datira in ga podpiše. 
 
109. člen
(arhiviranje tajnih podatkov)
 
(1) Če obstajajo v zvezi s spisom listine z oznako tajnosti, se te prenesejo v sef arhiva Ustavnega sodišča. Če so bile izdelane kopije teh listin, se te ob arhiviranju komisijsko uničijo. Ključ sefa hrani sekretar, vpogled v listine, ki se hranijo v sefu, se zaznamuje na način, določen v 44. členu tega pravilnika.
 
(2) Komisijsko uničenje po prejšnjem odstavku odredi generalni sekretar, izvede pa se tako, da se v prisotnosti komisije treh članov, ki jih imenuje, listine uničijo na način, ki ne omogoča razpoznavanja njihove vsebine niti v celoti niti v posameznih delih. O uničenju listin se sestavi poseben zapisnik, iz katerega mora biti razvidno, katere listine so bile uničene, kdo je bil prisoten ob njihovem uničenju ter čas in kraj uničenja listin. Zapisnik se hrani na enak način kot listine z oznako tajnosti.
 
(3) Za uničenje pečatov in štampiljk se uporablja določba prejšnjega odstavka. 
 
110. člen
(priročni arhiv)
 
(1) Spisi se prenesejo v arhiv Ustavnega sodišča v začetku vsakega leta. Med letom se hranijo v priročnem arhivu.
 
(2) Po potrebi se lahko hranijo spisi v priročnem arhivu tudi dalj časa, vendar največ tri leta.
 
(3) Sodna oseba, ki je pooblaščena izdati spis iz arhiva, vpiše izdani spis v seznam iz arhiva izdanih spisov. Zaporedna številka tega seznama se napiše na ovitek izdanega spisa. Na mesto izdanega spisa vloži pooblaščena oseba pisni zaznamek o tem, kdaj in komu je bil izdan spis iz arhiva.
 
(4) Ko je spis vrnjen arhivu, se vpiše datum vrnitve v seznam iz arhiva izdanih spisov in odčrta zaporedna številka ter na ovitku spisa prečrta zaporedna številka seznama in spis vloži na prejšnje mesto, pisni zaznamek pa uniči.
 
(5) Sodna oseba, ki vodi in odgovarja za arhiv, mora občasno, najmanj pa vsake tri mesece pregledati seznam iz arhiva izdanih spisov in zahtevati vrnitev tistih spisov, ki niso pravočasno vrnjeni.
 
(6) Če se arhiv vodi s pomočjo mikrofilmskih ali skeniranih posnetkov spisov, se arhivirani spisi lahko vpogledajo ob nadzoru sodne osebe, ki vodi in odgovarja za arhiv, vpogled pa se ne evidentira v seznamu iz tretjega odstavka tega člena.
 
111. člen
(čas hranjenja gradiva)

(1) Ustavno sodišče hrani spise in drugo dokumentarno gradivo najmanj toliko časa, kot je za posamezno vrsto gradiva določeno v tem pravilniku in v drugih predpisih. Po preteku tega roka pa dokumentarno gradivo uniči, razen če gre za dokumentarno gradivo, ki ima lastnost arhivskega gradiva po predpisih, ki urejajo arhiviranje.
 
(2) Vsi sklepi in odločbe, s katerimi je bil končan postopek, vpisniki, imeniki in pomožne knjige se hranijo trajno. 
 
(3) Dokumenti v zvezi s finančno-računovodskim poslovanjem se hranijo v skladu s posebnimi predpisi. 
 
112. člen
(hranjenje posnetka tajnih listin)

Če se listine z oznako tajnosti, ki so arhivirane, posnamejo na mikrofilm oziroma skenirajo na magnetne ali optične nosilce, se posnetek hrani na enak način, kot je določen za hranjenje teh listin.
 
113. člen
(arhivsko gradivo)
 
(1) Dokumentarno gradivo, ki ima lastnost arhivskega gradiva, Ustavno sodišče izroči pristojnemu arhivu po preteku rokov hranjenja, najkasneje pa po tridesetih letih od nastanka gradiva. Gradivo se izroči na način in po postopku, ki ga za odbiranje in izročanje arhivskega gradiva določajo predpisi.
 
(2) Katero dokumentarno gradivo ima lastnost arhivskega gradiva, določi pristojni arhiv s pisnim navodilom o odbiranju arhivskega gradiva.
 
(3) Ustavno sodišče lahko pred izročitvijo izvirnega arhivskega gradiva napravi njegovo kopijo ali mikrofilmski ali skeniran posnetek. 
 
114. člen
(drugo dokumentarno gradivo)

(1) Dokumentarno gradivo, ki ni arhivsko gradivo, se po preteku rokov hranjenja lahko uniči na način, ki ga določa ta pravilnik za uničenje listin.
 
(2) Uničenje nepotrebnega dokumentarnega gradiva in odbiranje arhivskega gradiva vodi komisija, ki jo imenuje generalni sekretar.
 
(3) Komisija ugotovi, katero dokumentarno gradivo se lahko uniči, skrbi, da se ob uničenju nepotrebnega dokumentarnega gradiva ne uniči dokumentarno gradivo, ki ima lastnost arhivskega gradiva, in ugotovi, ali je bilo nepotrebno dokumentarno gradivo uničeno, ter o navedenem sestavi zapisnik. 
 
(4) Komisija vsakoletno zapisniško ugotovi, katero dokumentarno gradivo, ki je nastalo v preteklem koledarskem letu, ima lastnost arhivskega gradiva, pisno obvesti pristojni arhiv o pričetku odbiranja arhivskega gradiva, skrbi, da se arhivsko gradivo dejansko odbere v skladu z določbami tega pravilnika in predpisov o odbiranju in izročanju arhivskega gradiva.
 
(5) Po preteku dveh mesecev, ko je bila poslana pristojnemu arhivu pisna izjava iz prejšnjega odstavka, se izločeno dokumentarno gradivo uniči. 
 
115. člen
(mikrofilm ali skeniranje)

Ustavno sodišče lahko dokumentarno gradivo, ki nima lastnosti arhivskega gradiva, posname na mikrofilm ali skenira in do izteka roka hranjenja hrani njegov mikrofilmski posnetek. V tem primeru lahko izvirno gradivo uniči. 
116. člen
(roki hranjenja)
 
Roki hranjenja dokumentarnega gradiva Ustavnega sodišča so naslednji:  
 
 
I. Zadeve sodne uprave

Vrsta dokumentarnega gradiva Roki hranjenja
1. Su spisi 20 let
2. Su vpisnik z osebnim imenikom Trajno
3. Seznam pečatov in štampiljk Trajno
4. Poslovne knjige 10 let
5. Knjigovodske listine 5 let
6. Končni obračuni plač ter izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač Trajno
7. Evidenčni kartoni o izrabi delovnega časa 5 let
8. Letni računovodski izkazi Trajno
9. Personalne mape Trajno
10. Delovne knjižice Dokler traja službeno ali delovno razmerje
11. Dokumentacija o uničenju nepotrebnega dokumentarnega gradiva ter o odbiranju arhivskega gradiva in o izročanju arhivu Trajno

 
 
 
 II. Zadeve iz pristojnosti Ustavnega sodišča


Vrsta dokumentarnega gradiva Roki hranjenja
1. Odločbe in sklepi, s katerimi je bilo odločeno v zadevi Trajno
2. Spisi v zadevah 10 let
3. Vpisniki in imeniki Trajno
4. Druge pomožne knjige 5 let